Veel corporaties maakten de afgelopen periode de overstap van traditioneel aanbesteden (met uitgebreid bestek) naar een vernieuwende vorm van vragen op basis van regisseren en functioneel specificeren. Een logische ontwikkeling, want zeker bij renovaties is het bieden van de laagste inschrijfprijs geen garantie voor een succesvol project. Bij ieder renovatieproject zijn competenties als het omgaan met huurders, realiseren van een haalbare planning en omgaan met verrassingen, minstens zo belangrijk. Daarbij komt nog dat de laagste prijs aan de voorkant niets zegt over het totale exploitatieresultaat. Aansluitend bij dit artikel is de kennispaper 'Het nieuwe opdrachtgeven' opgesteld. Deze is geschreven door Marcel van Bodegraven (Aardvast), Stefan Katier (Kabu) en Sean Vos (SlimRenoveren). De paper is gratis aan te vragen bij Renda.
1
Aanbesteden in 2015:
cultuurverandering gevraagd
5-10-2015
Veel corporaties maakten de afgelopen periode de overstap van traditioneel
aanbesteden (met uitgebreid bestek) naar een vernieuwende vorm van vragen
op basis van regisseren en functioneel specificeren. Een logische
ontwikkeling, want zeker bij renovaties is het bieden van de laagste
inschrijfprijs geen garantie voor een succesvol project. Bij ieder
renovatieproject zijn competenties als het omgaan met huurders, realiseren
van een haalbare planning en omgaan met verrassingen, minstens zo
belangrijk. Daarbij komt nog dat de laagste prijs aan de voorkant niets zegt
over het totale exploitatieresultaat.
Tekst Sean Vos, SlimRenoveren
Nul-op-de-meterrenovatie aan de Meester S. van Houtenweg in De Bilt. Corporatie SSW heeft als regisserend opdrachtgever op basis van een vraagspecificatie en
een uitgebreide dialoog met drie consortia het ontwerp van De Verduurzamers als winnend renovatieplan gekozen.
2
Het effect van de opkomst van regisserend uitvragen op basis van functioneel specificeren,
is een brede scope aan verschillende uitvragen. Daarbij hanteert iedere opdrachtgever een
eigen methode. Er zijn diverse standaardmethoden zoals Resultaatgericht Samenwerken en
Best Value Procurement. Maar het merendeel van de uitvragen wordt door de opdrachtgever
zelf opgesteld als maatwerk, al dan niet met hulp van een externe expert. Het karakter van
de verschillende uitvragen is daarmee zeer divers. De ene opdrachtgever gaat voor een
uitgewerkt bestek, waarin het eindresultaat tot in detail staat beschreven, en vraagt de
aanbieder om input over proces en prijs. De andere opdrachtgever laat zich voor wat betreft
het eindresultaat graag verrassen op basis van een vooraf gegeven projectbudget.
Afscheid traditionele werkwijze
Jarenlang is de bouwsector gewend geweest om in bestekken tot in het kleinste detail
proces en eindresultaat van een project vast te leggen en aanbieders op prijs te laten
concurreren. In tegenstelling tot andere sectoren en de consumentenmarkt, is deze
werkwijze in de bouwcultuur nog altijd sterk verankerd. Het voordeel van deze methode is
dat je als opdrachtgever bent gedwongen om vooraf goed over de gewenste oplossing na te
denken. Alles wordt tot in de puntjes beschreven, voordat de aanbesteding van start gaat.
Er kleven echter ook nadelen aan deze werkwijze. Aanbieders worden niet uitgedaagd om
met innovatieve oplossingen te komen en concurreren uitsluitend op prijs. Scherp inschrijven
is het enige dat telt. Aanbieders worden verleid om fouten in het bestek te zoeken, waardoor
ze buiten de inschrijfprijs extra marge kunnen behalen op het project om zo de inschrijfprijs
te drukken. Vraag en aanbod houden elkaar op deze manier, met de factor prijs als
schijnzekerheid, voor de gek. Alsdeopdracht≥verhetzowil,kanhijhetzokrij≥n′,iseen∨l≥h∞rderedenatiebijdeaanbieders.Functio≠elspecificerenBijuitvra≥nopbasisvanfunctio≠elspecificerenwordtafscheid≥nomenvanhetbestek.Hierv∞r∈deplaatskomteenvraagspecificatie.Daar∈isv∗≥≤gdwatdeopdracht≥vermethetprojectwilbereiken,maarstaatnietbeschrevenhoeditmoetwordenbereikt.Hetisaandeaanbiederommeteenplantekomenwaar∈hete∈drest̲aatenhetproceszijnv∗≥≤gd.V∞rdeopdracht≥verva<erwattekiezenenwordtd∞rgaanseenbetereprijs-kwaliteitveρud∈g≥realiseerdte≥nla≥refaalkosten.Meerwaardev∞rde∈vester∈gdus,zowel∈deplanvormingaseals∈deuitvoer∈genexploitatie.Het≥eftaanbiedersmeervrijheidomeenantw∞rdteforμ≤renenzichteonderscheidenvanhunconcurrenten.Ke∩isenervar∈gwordendaarbijbeter≥waardeerddanbijse≤cterenopprijs.Dezewerkwijzeroeptbijaanbiedersechter∞kmeervra≥nopdaneentraditio≠elbestek.Bovendienmoetenzij,vaak≥holpend∞rexter≠part≠rs,meer∈spa∩∈gverrichtenomantw∞rdteku∩en≥venopde≥steldevraag.Eenontwerpenplanvanaanpakmakenomvatimmersmeerdanuitsluitendcalce̲ren.Hetsamenspeltussendevraagvandeopdracht≥verenhetantw∞rdvanaanbieders∈dese≤ctiefase,isdaarmeefundamenteelandersdanbijeenaanbested∈gwaaruitsluitenddelaagsteprijshetse≤ctiecriteriumis.Uitvra≥nmetbehp̲vaneenvraagspecificatiebetekentdatdeopdracht≥ver∈dev∞rbereid∈≥nminderwerkhoeftteverzeen;hijhoeftimmersniet∈detailv∗te≤g≥n3hoemoetworden≥werkt.Daarte≥noverstaatweldatdevraagenhetse≤ctieproceszeerzorgvd̲igdie≠ntewordenv∗≥≤gdomaanbiedersdui∂ijktemakenwathetprojectrest̲aatmoetzijn.Hierbijishetvangb√elangomb∈≠ndeorganisatievandeopdracht≥vereeneenduidigbeeldteheenvandeopgave.Deverantw∞r∂ijkenv∞rf∈anci?n,v∗goedbeheerenwo≠n,hetmana≥meneamendeRvCmoetenop??nlijnzienen≥zamenlijkdeprojectdoelstell∈≥nendewijzevanvra≥nondersteu≠n.Vaνitdezeprojectdoelstell∈≥nku∩envervol≥nshet≥wenstee∈drest̲aatenhetproceswordenbeschreven.Spelre≥lsse≤ctieprocesNa∗hetv∗≤g≥nvanhet≥wensteprojectrest̲aat∈eenhelderevraagspecificatie,ishetvanbelangdese≤ctiespelre≥lsgoedoppaπertezeen.Bijeenaanbested∈gopbasisvandelaagsteprijsisditrelatiefeenvoudig;methetv∗≤g≥nvaneendeadl∈ev∞rhet∈die≠nvandeprijseneenkwalitatiefgoedbestek,zijndebelangrijkste∈gredi?nten∈≥vd̲.V∞rregisserendopdracht≥verschapopbasisvanfunctio≠elspecificerenishetwat∈≥wikkelder.De∝ositiesvandeversχl≤ndeaanbiederswordenopversχl≤ndekwaliteitsaspecten≥→etst,waarbijna∗objectieve?endusmeetˉe?rest̲aten∞k⊂jectieveaspecteneenbelangrijkerolku∩enspe≤n.Hetisdaaromvanbelanggoedv∗te≤g≥nhoeversχl≤ndeaspectenzoalsarχtect∪r,w∞ncomfort,e≠rgieprestatie,comμnicatie,pla∩∈genkostenmetelkaarwordenver≥≤ken,af≥wo≥nen≥sc∞rd.Ditzodataanbieders∈dese≤ctieku∩enzienwelkeaspectendeopdracht≥verbelangrijkenminderbelangrijkv∈dt.Dewijzevanscor∈g≥eftdaarmee∨l∈zicht∈devraagenzaldeaanbiederssturen∈dekeuzev∞rhunantw∞rd.Sterkkostenverla≥ndV∞ropdracht≥verswerktregisserendopdracht≥vensterkkostenverla≥nd,omdat∈deplanvormingasenietmeerhoeftteworden≥?nvesteerd∈eenontwerp,adviesen≥detail≤erdbestek.Dezekostenwordenfeitelijkd∞r≥schovennaardeaanbieders,dieopbasisvanei≥nervar∈genherhal∈gdeplanvorming∨leffici?nterku∩enuitvoeren.Regisserendopdracht≥verschapbiedtdaarmee∨lvrijheidomdespelre≥lsvandese≤ctietebepa≤n.Hetisdaarbijver≤i∂ijkal≤risico′senprojectkostenbijaanbieders≠erte≤g≥n,maardatisv∞rdelan≥termijneend∞dlopendeweg.Artistimpressionνl-op-de-meterrenovatieaandeMeesterS.vanHoutenweg∈DeBi<4Aanbiederszijnv∞reense≤ctieopbasisvandezevormvanopdracht≥verschapd∪rderuitdanwa∩eeruitsluitendopprijswordt≥se≤cteerd.Alsopdracht≥vervraagjedusmeervanaanbieders,watbetekentdathetnogbelangrijkerisrespectvolmethenomtegaan.Eengoedebalanstussenwatjevraa>enwatjehebttebieden,isessentieelom∞kv∞rdelan≥termijneengoederelatiemetaanbiederstehouden.Hetisvanhetgs√tebelangde≥steldespelre≥ls∞kechtnatekomen.Daarna∗iseenontwerp-ofrekenvergoed∈g∈∨l≥val≤nopzijnplaats.Eengoededial∞g∈dese≤ctiefasezor>bovendienv∞rvertrouwen.Hierd∞rkanhet→ezichtopwerkv∞rbereid∈genuitvoer∈geffici?nterenopbasisvanvertrouweneneen≥zamenlijkbelang.Ct̲∪rverander∈gBijfunctio≠elspecificerengaathetsamenspeltussenopdracht≥verenaanbieders∈depraktijknogweleensmis.Beideval≤nsomsterug∈detraditio≠≤rolvanaanbesteden.Eenm∞iv∞rbeeldisde¬avan∈licht∈≥n,waar∈vra≥nvanaanbiedersd∞rdeopdracht≥verwordenbeantw∞rd.Waarvol≥nsdetraditio≠≤werkwijzedeopdracht≥vererbelangbijhaddichtbijdeforμ≤r∈≥n∈hetbestekteblijven?diewarenimmersjuridisch≥→etst?endusvrijweliederevraagontwijkendtebeantw∞rdenmetdeforμ≤r∈gzie bestek', is het
bij regisserend opdrachtgeverschap van het grootste belang dat aanbieders de vraag en
behoeften van de opdrachtgever goed begrijpen. Alleen wanneer de vraag volkomen helder
is, kan immers een goed passend antwoord worden geformuleerd. Toch zijn de meeste
nota's van inlichtingen ook bij een regisserende vraagstelling nog sterk ontwijkend
geformuleerd. Hierdoor leveren ze geen enkele bijdrage aan de dialoog tussen
opdrachtgever en aanbieder die nodig is om tot het beste projectresultaat te komen.
Het optimaal inzetten van regisserend opdrachtgeverschap vraagt om een
cultuurverandering in de hele organisatie van de opdrachtgever. Opdrachtgevers en
aanbieders dienen in de selecties dichter bij elkaar te komen en op basis van een
gezamenlijk projectbelang al in de selectieprocedure een dialoog te voeren over de te
boeken resultaten. De aard van de opgave bepaalt hoe intensief die dialoog moet zijn, maar
bij iedere selectie volgens de nieuwe werkwijze dienen samenwerking en wederzijds respect
centraal te staan.
De cultuurverandering die hiervoor nodig is, vindt niet zomaar van de ene op de andere dag
plaats. De corporatiesector zit daar op dit moment middenin. Er zijn koplopers, volgers en
Bron: WoCom
5
achterblijvers, met een grote diversiteit aan
uitvragen en daarmee grote kwaliteitsverschillen
tussen de verschillende uitvragen als gevolg.
Uiteraard vraagt de aanpak niet alleen om een
cultuurverandering bij opdrachtgevers, maar ook
bij opdrachtnemers. Alleen wanneer beide partijen
met een open houding en wederzijds vertrouwen
de opgave oppakken, ontstaat de synergie die tot
het gewenste resultaat leidt.
Stappenplan voor opdrachtgevers
Om organisaties die hun opdrachtgeverschap willen vernieuwen te helpen, hebben drie
ervaringsdeskundigen uit de sector hun belevingen en best practices samengevat in een
stappenplan voor de inrichting van een projectuitvraag. Het plan is opgenomen in de
kennispaper Hetnieuweopdracht≥ven′en≥eftstapv∞rstappraktischehandvaenv∞rhet∈richtenvaneenprojectuitvraagopbasisvanregisserendopdracht≥verschapenfunctio≠elspecificeren.Daarbijwordtniet??nvariantv∞r≥schreven,maariserjuistkeuzevrijheidv∞rversχl≤ndeuitvraagvariantenense≤ctiemethoden.Hetstappenplan≤>dusnietv∗hoedevraagdientteworden≥steld,maar≥eftwel∈zicht∈watal≤maal∈devraagstell∈gaanbodzoumoetenkomenv∞reenevenwichti≥encomp≤teuitvraag.Ke∩ispaperDeke∩ispaperHet nieuwe
opdrachtgeven' is geschreven door
Marcel van Bodegraven (Aardvast),
Stefan Katier (Kabu) en Sean Vos
(SlimRenoveren). De paper kan gratis
worden gedownload op www.renda.nl.
Reacties