rondetafelgesprek20 nr 1 2013 documentatie is sleutel tot innovatie Er is geen geld meer voor nieuwbouw. De crisis dwingt tot creativiteit, ketensamen- werking en de focus verleg- gen naar de bestaande voor- raad. Renoveren is het tover- woord voor de komende decennia. Maar het is de kunst om bestaande wonin- gen te renoveren tot het hedendaagse niveau zonder bakken met geld uit te geven. De sleutel hiertoe is kennisdeling door eendui- dige documentatie. tekst janneke klunder foto's roel simons DE DEElnEMERs We stellen de deelnemers van het rondetafelgesprek aan u voor: 1 Yuri van Bergen, adviseur product- en procesinnovatie BouwhulpGroep 2 Janneke de Cort, creatief bruggen- bouwer KnaapenGroep 3 Robin Dirks, projectleider onderhoud WonenBreburg 4 Frank Metsemakers, co?rdinator gebiedsontwikkeling Woonbedrijf 1 3 2 4 rondetafel gesprek rondetafelgesprek nr 1 2013 21 Woningcorporaties doen er jaren over om ervaring op te bouwen met kwaliteitsaanpassing van hun bestaande voorraad. Eens in de 45 jaar van het leven van een woning vindt er een renovatie plaats met structu- rele kwaliteitsaanpassingen. Bij een gemiddelde complexgrootte van 100 woningen heeft een corporatie met 4500 woningen te maken met ??n complex per jaar. Een corporatiemedewerker heeft daarmee een beperkt aantal projecten om zijn eigen kennis op te bouwen. En dan is er ook nog de diversiteit van negen ? tien verschillende woningtypen. Voor de praktijk op corporatieniveau is dit niet genoeg om voldoende kennis op te bouwen. Hiervoor is het nodig om corporatiebreed de kennis te delen, bijvoorbeeld door het documenteren van renovatiepro- jecten zoals dat gebeurt in de renda projectendatabase. Deze database is acht jaar geleden ingericht door advies- en architectenbureau Bouw- hulpGroep en Uitgeverij ?neas, als tegenhanger van onroerendgoed- website funda. DE pRaktijk Leren door kennis te delen; een goede aanleiding om vier professionals uit die renovatiepraktijk erover te laten discussi?ren. Aangeschoven voor het rondetafelgesprek zijn vier lieden die in hun dagelijkse praktijk die specifieke kennis goed zouden kunnen gebruiken. Want stuk voor stuk geven zij aan dat ze nog op de traditionele manier werken, waarbij elk project wordt bekeken vanuit de binnen de eigen organisatie aanwe- zige kennis. WonenBreburg begint nog als vanouds met een door de woonconsulent, projectleider en beleidsmedewerker samengesteld document met de te nemen maatregelen plus een bedrag daarbij, waarna het bestuur beslist of het project voor dit bedrag doorgang vindt. "In het voortraject hebben we de bewoners gevraagd of ze verbeterd willen hebben wat wij van plan zijn. In 95 procent van de gevallen willen ze dat wel. Daarnaast is zo, dat als het er in de praktijk op neerkomt dat bewoners 15 dagen overlast ervaren, dat dit helaas Nieuwsgierig naar de renda projectendata- base? Scan hiernaast de code of ga naar www.renda.nl/projecten. rondetafelgesprek22 nr 1 2013 een feit is wat ze moeten accepteren", gaat Robin Dirks, projectleider onderhoud bij woningcorpora- tie WonenBreburg, van start. Hetzelfde geldt voor woningcorporatie Woonbedrijf, waar Frank Metsemakers co?rdinator gebiedsontwikkeling is. "Zelf heb ik nul projecten gedaan, zeg ik met enige trots. Ik zit dan ook met name aan de klant- zijde van de organisatie, al heb ik een bouwkundige achtergrond. Het project waar ik nu aan werk betreft een groot renovatieproject, waarbij we optimaal willen aansluiten bij de klant; niet alleen in keuzemogelijkheden maar ook in het moment. Ook de sociale kant van de renovatie krijgt wat ons betreft veel aandacht. Binnen Woonbedrijf is er wel enige ervaring, maar niet met een derge- lijk intensief proces", legt hij uit. Wat grootschalige renovaties betreft, pakt aannemer KnaapenGroep circa 1200 woningen per jaar aan. 45 procent van de opdrachten komt binnen via aanbestedingen, en 55 procent via een bouwteam. "Bij een aanbesteding is voor sommige projectleiders het bestek belangrijker dan de koran en de bijbel bij elkaar. Er lijkt een straf te staan op afwijken van het dichtgetimmerde plan. Bij ketensamenwerking en in bouwteamverbanden krijgen onze praktijkjongens meer ruimte om vanuit hun ervaring goede idee?n aan te dragen. Meer ruimte laten voor elkaars expertise en leren van elkaars ervarin- gen, dat stimuleert de creativiteit en innovativiteit in de bouwbran- che", vindt Janneke de Cort, creatief bruggenbouwer bij Knaapen- Groep. Voor BouwhulpGroep bestaat de huidige renovatiepraktijk uit het verrichten van programmastudies, waarbij het bureau nadenkt over hoe het project in het vervolg ondersteund kan worden. "Er wordt nagedacht over wat moet worden aangepast, en of er moet worden geconserveerd, gerenoveerd of getransformeerd", legt Yuri van Bergen uit, adviseur product- en procesinnovatie bij het bureau. "Ook kijken we naar de gewenste prestaties. Dit alles is gedocumenteerd. Naderhand evalueren we: als we opnieuw een dergelijk project aangaan, maken we dan dezelfde afweging, en kunnen we sturen op innovatie?" DocuMEntatiE Dat brengt het gesprek meteen op het volgende onderwerp. Hoe zit het met de documentatie van de renovatie-ervaringen voor een volgend project? Dit wordt nog bar weinig gedaan, geven de deelnemers toe. Hoewel ze wel allemaal inzien dat er nog veel te winnen is als de kennis die intern beschikbaar is, gedeeld wordt. De Cort geeft aan dat KnaapenGroep wel veel documenteert als het op proces, aanpak en materiaalgegevens aankomt. "We evalueren een project ook, en die evaluatie wordt opgeslagen. Maar bij een volgend project worden deze gegevens niet weer geraadpleegd, want de kennis zit nog in het hoofd." "Dus wel de risico's, maar niet de kansen worden gedocumen- teerd?", wil gespreksleider Martin Liebregts weten. "Wij registreren ook de dingen die wel goed zijn gegaan en die leerpunten nemen we mee. Maar de bouwbranche is koning als het gaat om het wiel driemaal opnieuw uitvinden; innovatie is veel te lang uitgebleven in deze sector", zegt De Cort. "Dat zag je ook bij het eerste rendakaffee", reageert Metsemakers. "De jonge honden komen met nieuwe idee?n, maar veel van die idee?n zijn in de jaren zeventig al min of meer uitgeprobeerd, vertelden de uitgenodigde senioren ons. Ervaringen zijn en worden blijkbaar niet goed over- gedragen." "Als ik met een collega spreek, kom ik erachter hoe gehandeld is tijdens een eerder project. Maar als ik het precies wil weten, dan moet ik het bestek, revisie- tekeningen en de bouwverslagen doorspitten om de details terug te vinden. Dat is behoorlijk tijdrovend", zegt Dirks, waarmee hij aangeeft dat dit een belemmering vormt om in de dagelijkse praktijk terug te kijken naar eerdere resultaten. "Dat maakt ons werk lastig", haakt De Cort in. "Wat ideaal zou zijn, is standaardi- seren. Wij als KnaapenGroep lopen er vaak tegenaan dat elke project- leider op een andere manier dingen gespecificeerd wil zien. Dat doen we omdat de klant het vraagt." rondetafelgesprek nr 1 2013 23 DRop Per corporatie of aannemer duurt het lang voordat binnen de organisa- tie eigen ervaring is opgebouwd. Geen mens is in staat alle kennis te verwerven over de soorten woningen die er zijn. Dus moet het ketenbreed gebeuren. Ware het niet dat de bouw al jaren- lang kampt met het probleem dat marketing onderaan op de agenda staat geplaatst. "Documentatie biedt veel kansen voor innovatie voor woning of compo- nenten. Het biedt een motor om verder door te ontwikkelen", vindt Van Bergen. Ook De Cort erkent dat er iets drastisch moet veranderen, wil de branche in de toekomst verder met de bestaande bouw. "Tijdens mijn werk als marketeer van Venco en RedBand heb ik ervaren dat een winkel is ingericht met verschillende afdelingen. In het gangpad voor het snoep vind je veel dropjes. De volumezakken van 1,50 euro liggen onderaan, de luxe Dropmeesters van Venco liggen op ooghoogte, met minder inhoud en duurder. Maar de kopers zijn hetzelfde. Het is niet zo dat rijke mensen op ooghoogte kopen, en dat arme mensen op hun knietjes langs de schappen gaan. Nee. Voor collega's pak je een volumezak om in een grote pot op het werk neer te zetten. Maar voor jezelf voor de zaterdagavond pak je de duurdere luxeverpakking. Het gaat om emotiebeleving. Als marktpartijen in de bouw differentiatie in producten aanbieden voor de klant, dan heeft deze meer keuzemogelijkheden. Als corporatie vind je ook de ene wijk belangrijk, terwijl je in een andere wijk `gewoon' het noodzakelijke aanpakt. De renda projectendatabase is een winkel, de Albert Heijn voor bouwoplossingen. Corporaties zijn dan de winkelende consument die keuze heeft uit verschillende producten", trekt zij de vergelijking. "De parallel met de winkelketenindustrie trekt me ontzettend aan", reageert Metsemakers van Woonbedrijf. "Winkels positioneren zich op een bepaalde manier in de markt. Hema, V&D en Bijenkorf hebben ook lange tijd deel uitgemaakt van ??n concern, specifiek gericht op een bepaald marktsegment. Als corporatie zou je ook op die manier naar je bezit kunnen kijken; strategischer maar kleinschaliger, dat is het vertrekpunt voor je renovatieopgave. Dan moet een bewoner ook op die manier naar een woning gaan kijken." "Binnen een renovatieproject kun je kiezen uit een hele trits aan opties. Maar niet elk project is hetzelfde, hoewel de gezamenlijke keuzen wel altijd rond een gemid- delde lijn liggen. We zouden vaker oplossingen moeten vergelijken", beaamt ook Dirks van WonenBreburg de noodzaak tot kennisdeling. pERspEctiEf "Energie wordt duurder, dus moeten we iets aan de labels doen. De doelstelling voor WonenBreburg is label B of ten minste twee labelsprongen te realiseren. Als het rendabel is om een hoger label te behalen, dan staat het beleid dat niet in de weg. Dan is het eerder zo dat projectleiders dit op basis van hun ervaring niet meer verder onderzoeken", schetst Dirks de huidige praktijk bij WonenBre- burg. Daarmee is de corporatie geen uitzondering, want deze manier van werken komt vaker voor binnen de corporatiewereld. Maar voor de renovatie van een woning zijn meerdere oplossingen en aanvliegroutes te bedenken. En die oplossingen, die gestuurd worden door de veran- derende eisen in de tijd, willen corporaties eigenlijk met elkaar kunnen vergelijken. Om als opdrachtgever een goed programma of vraagspeci- ficatie te kunnen maken, moet je een goed beeld hebben van de huidige mogelijkheden. "We voeren momenteel een grootonderhouds- project uit als pilot ketenintegratie. Hierbij is meer ruimte voor bewo- nersparticipatie dan bij traditionele projecten", vertelt Dirks. "We vragen hoe de bewoners de oplossingen zien die wij aandragen. Zo is op basis van signalen van huurders bij het bezichtigen van een proefwo- ning, gekozen voor een ander type raam. Het waren naar buiten draaiende ramen die we wilden vervangen door een draaikiepraam met vast deel. Dan houd je een raam over waar je niet bij kunt. Uiteindelijk is gekozen voor een constructie waarbij beide ramen naar binnen opengaan. Dan kunnen ze allemaal gewassen worden en kunnen ze gebruikt worden als verhuis- raam." "Documenteer dit ramenvoorbeeld. Dan kan later in eenzelfde situatie teruggevonden worden hoe het is opgelost", raadt Liebregts Dirks aan. rondetafelgesprek24 nr 1 2013 corporaties hun keuze maken op basis van prijs, dan blijft het gaan zoals nu", constateert ze. "En als een andere partij goedkoper is bij hetzelfde concept, dan kun je die kiezen", vult Metsemakers aan. Ook Dirks plaatst een kanttekening: "Het is moeilijk voor bewoners; als KnaapenGroep geen Audi levert en de klant wil die, wat dan?" DatabasE Hamvraag blijft alleen hoe je de motor aan de praat krijgt. Als je iets inzichtelijk maakt, krijg je kwaliteit door kennisdeling. Een voorbeeld is de renda projectendatabase, waarin voltooide renovatieprojecten gedo- cumenteerd staan met toegepaste materialen, maatregelen en het financi?le plaatje erin opgenomen. "Kennisontsluiting is belangrijk, maar het moet eerst gedocumenteerd worden, daar gaat het om. Voor de aannemer of corporatie speelt het dilemma: wat ga ik prijsgeven? Je hebt een project waar je vijf jaar mee bezig bent geweest, en een andere woning met dezelfde kwaliteit, die twee jaar heeft geduurd. In een database kun je projecten vergelijken en de beste kiezen", legt Van Bergen uit. Corporatie Woonbedrijf uit Eindhoven heeft al tien projecten in de renda projectendatabase opgenomen. "Maar dat zijn relatief kleine projecten. De uitdaging zit erin om te leren van de grotere projec- ten zoals Drents Dorp, Doornakkers of Philipsdorp", vindt Metsema- kers. "Wij hebben geen geheimen voor de buitenwereld. Het enige wat ons tegenhoudt, zijn de kosten", reageert Dirks van WonenBreburg. Ook De Cort staat positief tegenover het idee van meer documenteren. "Ik zou niet weten waarom we het niet zouden doen. Het is alleen een intern dilemma. Van nature zijn we geneigd de kaarten tegen de borst te houden. In de praktijk merk ik dat je informatie moeilijk bij elkaar krijgt. Mensen willen wel informatie uit een database halen, maar die informatie gaat er maar moeilijk in. Maar het is crisis en er moet met elkaar worden samengewerkt. Kennisdeling groeit in de markt." "Blijkbaar is er toch een drempel, want het gebeurt nog nauwelijks. Het gaat erom te laten zien wat je kunt. Je wilt appels met appels vergelijken. Alleen zeggen dat je de beste bent, maar nooit een wedstrijd spelen, is gemakkelijk", stelt Van Bergen. "De drive is, dat er nu te weinig mensen gedreven zijn en inzien dat ze kennis nodig hebben om slimmer te worden. Ze zijn te eigenwijs", doet gespreksleider Liebregts een duit in het zakje. Dat klopt helemaal vindt Dirks, die een dergelijke ervaring ook heeft met collega's. "Techneuten houden graag vast aan wat voor hen vertrouwd is, aan wat zich voor hen heeft bewezen en werkt. Dat remt vernieuwing. Maar het is crisis en de sector staat onder druk. Renovatie komt nu pas op gang. Kennis delen kan de motor zijn tot innovatie binnen de renovatiewereld", voorspelt Dirks tot slot. Technische specificaties zijn niet altijd bekend bij renovatieprojecten. Wat is het perspectief? "De afgelopen 65 jaar aan renoveren, is altijd neuze- len geweest. Aanvankelijk werd gebouwd tegen de woningnood en daarna vooral sloop-nieuwbouw van de vooroorlogse voorraad. Nu zitten we met veel voorraad uit de jaren zestig met een goede maatvoering en kwaliteit; die kan makkelijk verlengd worden in levensduur en betaalbaar blijven. We moeten ons daarbij w?l realiseren dat we met bestaande klan- ten werken, niet zoals bij sloop-nieuwbouw of nieuwbouw", reageert Metsemakers. "De vraag naar het ontwikkelen van nieuwe oplossingen blijft", weet Van Bergen van BouwhulpGroep. "Dat mis ik", stelt De Cort. "We zijn met elkaar gefocust op effici?ntie en minder kosten. Maar we zijn niet bezig met de nieuwe vraag en dat is interessant. Als je er shit in stopt, blijft er shit uitkomen; we moeten naar nieuwe kansen, en daar moet lef voor ontstaan." "We moeten het proces ingaan;", vindt ook Metsemakers, "kijken wat de klant wil, het gesprek met de klant aangaan. Dat is makkelijker voor ons als corporatie als we weten dat de back-up goed geregeld is; dat we kunnen stoelen op ervaringen en beproefde kengetallen bij een bepaald type woningen, en daarvan gemak- kelijk kunnen leren. Als we met z'n allen de bewoners als klant willen zien, moeten we zorgen dat de kennis op orde is. Het is ons gezamen- lijke ding", schetst hij zijn visie op een oplossing. VERtRouwEn "Vergelijk het met de auto-industrie: je loopt een showroom binnen en kunt zien hoe duur een auto precies is en welke keuzeopties je hebt. Bij een aannemer weet je niet wat de prijs is. Dat is het probleem voor corporaties; het vertrouwen tussen aannemers en corporaties is er niet", concludeert Dirks. "Kennis delen is de start van renovatie. Vergelijkingsmateriaal wil je hebben; wat betaal je voor zo'n soort reno- vatie? Maar die transparantie is er niet", vindt ook Van Bergen. "Dat is een mooie vergelijking, die met de auto-industrie. Bij het kopen van een auto is het kader dat het een Fiat, Suzuki of Volkswagen gaat worden", noemt Metsemakers als voorbeeld. "Idealiter kiest de klant eerst een bepaald type, een woning in een bepaalde buurt. Vervolgens zijn er opties waarbinnen gekozen kan worden. Maar het gaat verder. Ik zou datzelfde gesprek graag met aannemers voeren: `wij willen deze woningen naar kwaliteitsniveau Skoda tillen en daarbij deze opties kunnen aanbieden. Wat gaat dat kosten?' Gebaseerd op de juiste erva- ringen zou je dan vooraf een selectie kunnen maken, waarna de prijs vaststaat en je samen het gesprek met de klant kunt aangaan. Dat zou veel kosteneffici?nter werken." "De vraag moet zijn wat het oplevert, niet wat de kostprijs is", zegt Van Bergen. De Cort reageert: "Je wilt vergelijk in prijs ten opzichte van de opties, dus als aannemer zeg ik: ik lever dit en dat kost het. Maar als wij als aannemer blijven denken dat