Noorderberg & Partners ontwikkelde een innovatieve selectiemethode voor woningcorporaties om bouwpartners te selecteren door ze aan tafel te halen en hun propositie daar uit te werken. 'Selecteren op meerwaarde' werd onder andere toegepast bij Mitros en 'Thuis.

Mitros paste deze methode toe voor de selectie van een partner met een concept voor de grootschalige renovatie van alle Intervamflats in Utrecht Overvecht met in totaal 1800 woningen. Het leidde tot een intensiever, maar ook efficiënter voortraject en legde de basis voor een hecht partnerschap, gericht op het grootschalig uitrollen van een herhaalbaar concept voor de schil en woningen.

Mitros staat, net als vele andere woningcorporaties, voor grote en vaak complexe opgaven die gepaard gaan met grote investeringen. Grote delen van de voorraad moeten kwalitatief en energetisch sterk verbeterd worden. Ook is er vraag naar ‘circulaire’, aardgasloze en CO2-neutrale oplossingen voor het vastgoed en oplossingen voor een leefbare en aantrekkelijke omgeving. Procesmatig zijn er verschillende ambities, zoals meer individuele vraagsturing voor bewoners, meer betrokkenheid van bewoners, en verhoogde efficiëntie in de realisatie. 

De grotere opgave biedt aanbiedende partijen kansen voor hogere efficiëntie en betere terugverdienmogelijkheden. De vernieuwende vraag stelt ze in staat meer innovatie te laten zien en nieuwe concepten te ontwikkelen. Hiermee krijgen aanbieders ook meer verantwoordelijkheden bij de doorvertaling van het corporatiebeleid naar bewoners, gemeente en andere belanghebbers in de wijk. Het is dus steeds meer van belang om de juiste partner te selecteren die meerwaarde biedt op alle aspecten en ambities en met een oplossing komt die de gestelde opgave beantwoordt en zo mogelijk overtreft. 

In 2016 begon Mitros met het goed omschrijven van de probleemstelling voor de Intervamflats in Overvecht. “Hierbij werden de laatste 20 jaar meegenomen, waarin veel verschillende scenario’s zijn onderzocht”, vertelt Gebert van Moorst, senior projectmanager bij Mitros. “Nadat de opgave goed geformuleerd was, beseften we dat er voor deze 1800 woningen een grote kans lag in herhaling en rees daarbij de vraag; is dit de unieke kans voor innovatie? Vanwege de schaal, kansen voor ontwikkeling van het concept en noodzaak voor optimale balans tussen tijd, budget en kwaliteit is de vraag bewust omgedraaid: we hebben een opgave en hoe kan de markt hier antwoord op geven?”

Het standaard bouwsysteem en de repeteerbaarheid van de Intervamflats maakte de grootschalige renovatie extra interessant. “Nederland staat vol met dit type flats, dit biedt aanbiedende partijen de kans hun concept verder te vermarkten.” Het project was echter te groot om ineens in de markt te zetten. Mitros koos er dan ook voor om de realisatie van de 1800 woningen te faseren in 5-6 jaar en hierbij een samenwerking aan te gaan voor de totale ontwikkeling. “Vanwege de schaal konden we ons meer richten op innovatie, sturen op resultaat en daarmee de technische invulling overlaten aan de markt”, aldus van Moorst. 

Mitros zocht een partner om de risico’s en kansen van deze grote opgave mee te delen. Er werd een intensief selectieproces gestart, waarin de beoogde partner moest aantonen hoe zij omgaat met innoveren, leren en verbeteren en het renderen van financiële efficiëntie. Om dit te bereiken werd de methode van ‘selecteren op meerwaarde’ ingezet, waarbij inschrijvers in de lead waren. Waar inschrijvers in het verleden konden leunen op een voorschrijvende en leidende opdrachtgever was dat nu niet zo. Mitros wilde echt de eigen oplossing van inschrijvers zien en kijken hoe zij aan tafel werkten en omgingen met het oplossen van vraagstukken. Voordeel was dat inschrijvers hun eigen optimale oplossing konden vormgeven en zelf het tempo konden bepalen. Ze konden echt laten zien wat ze waard zijn. Van Moorst: het selectieproces op meerwaarde is een andere aanpak met kansen voor innovatie. Voor dit project ontstonden kansen voor vernieuwing in de bouwmethodiek, aanpak, logistiek denken, proces innovatie bij badkamer-, keuken- en toiletrenovatie. Om dat in goede banen te leiden en innovatie te stimuleren bij marktpartijen is een ‘ideeënmotor’ nodig. Daarvoor kwam Ruben Vrijhoef, senior adviseur bij Noorderberg & partners, aan tafel.

Potentiele partners die kenbaar maakten mee te willen doen kregen een compleet projectdossier ter beschikking met alle mogelijke informatie over de grootschalige renovatie. Uit ervaring bij eerdere experimenten, onder andere bij de selectie voor NOM-woningen, heeft Mitros in het dossier voor Overvecht een aantal dingen weggelaten en andere zaken toegevoegd. Met dit dossier gingen partijen in enkele weken aan de slag en maakten een eigen visie en een eigen plan hoe zij zelf de renovatie zouden aanpakken. Onder begeleiding van Noorderberg & partners werden de partijen meegenomen in de nieuwe werkmethodiek, door middel van inspiratie, kennis en interactie. Dit met het doel een partnerschap te laten ontstaan vanuit toegevoegde waarde, werkend naar gezamenlijk doel.

Daarnaast werd, onder begeleiding van Dirk Zuiderveld, managing partner van Noorderberg & partners, ook gekeken naar het kostenplaatje van aanbieders en onderaannemers en financiële benchmark gegevens op basis van Activity Based Costing (ABC). Hierbij was vooral de kostenstructuur belangrijk, zoals de ‘opslagen op opslagen’, die niet ten gunste komen van het project en de bewoners. Er waren dan ook een aantal ‘fail/save’ criteria waardoor partijen konden afvallen. Bijvoorbeeld als er een te grote afwijking was tussen het kostenniveau van een partij ten opzichte van de anderen en te veel werd afgeweken van het gestelde budget. In de plannen van de inschrijvers zag Mitros daadwerkelijk innovatie terug. Maar de crux zat hem in het financieel kader. “Mooie plannen kosten ook meer budget. Er waren twee opties, de plannen wijzigen en passend maken aan het budget of de ambitie en het doel vooropstellen. Gezien de geschiedenis van 22 jaar ontwikkeling in Overvecht hebben we bewust gekozen om de ambitie en het doel voorop te stellen en binnen het nieuwe kader met de partijen te werken aan de mogelijkheden”, vertelt Van Moorst. Uiteindelijk koos een brede selectiecommissie van Mitros drie partijen die het beste scoorden op alle gestelde criteria, variërend van bewonersaanpak tot architectuur, van energetica tot wijkaanpak. Door de preselectie stonden de drie partijen goed voorbereid aan de startlijn van de aansluitende selectiefase. 

In de selectiefase werden in een periode van acht keer twee weken ‘pressure cooker’ sessies in een ‘mini-bouwteam’ gehouden. Hierin werkten de drie kandidaten hun visie en plan van aanpak uit in een presentabel concept inclusief architectuur en stedenbouw, nieuwe portiektoegangen en betere toegankelijkheid, technische oplossingen voor de gevel, nieuwe indeling en inrichting van woningen, keuzeopties voor bewoners, bewonersproces, logistiek proces etc. Op energetisch vlak moest een oplossing ontwikkeld worden die ‘NOM-ready’ is en anticipeert op aardgasloze woningen, dat wil zeggen elektrisch koken en stadsverwarming die op termijn volledig duurzaam opgewekt gaat worden. De kandidaten gingen hiervoor het gesprek aan met de energiemaatschappij. Afhankelijk van het thema werden per keer experts van de corporatie uitgenodigd om te komen meedenken en vragen te beantwoorden. Ook konden de kandidaten ideeën en oplossingen toetsen. Zo ontstond een heldere indruk over en weer hoe men samen zou kunnen gaan werken. 

Gedurende de sessies konden de kandidaten hun eerdere indiening technisch, inhoudelijk, sociaal en financieel aanscherpen. Ook de presentaties en manieren van interactie kregen vorm. Het bleek dat een intensievere selectie in twee fases waarde had om de propositie van partijen en antwoorden op vragen echt helder te krijgen. De meerwaarde van partijen kwam beter en direct zichtbaar in beeld. Van Moorst: “het was een intensief traject dat veel tijd in beslag nam. Het gaf echter ook veel voldoening, die voortkwam uit het gevoel dat je door interactie naar een gezamenlijke doel werkt, en onderweg tussenresultaten haalt.” Ook bezoeken aan de partijen, een innovatieve leverancier, een bouwplaats en interviews met medewerkers waren onderdeel van het selectieproces en completeerden het beeld. 
Er werd afgesloten met een presentatie aan de brede selectiecommissie van Mitros. Hierbij was er consultatie met bewoners, zodat een gebalanceerde afweging en keuze gemaakt kon worden. 

SCoop, een samenwerking tussen Hemubo, Kleinschalige Culturele Producties, Over Morgen, en DOOR architecten kwam als winnaar uit de bus. “Wij vonden het een mooie uitdaging om de Intervamflats NOM-ready te maken”, vertelt Davy Wagenmakers, directeur bij Hemubo. “Vanuit SCoop vonden we het ook interessant dat het niet een eenmalig project betrof, maar een traject bestaande uit verschillende fases. Dit gaf kans om te werken vanuit herhaling, het product te optimaliseren en daardoor slimmer en beter te werken. We hebben gezocht naar innovatieve oplossingen in zowel het proces als materialisering. 
Een herhaalbaar en schaalbaar concept, waarbij ruimte moet zijn om de complexen een eigen uitstraling te geven. Ons concept is daarom vormgegeven op basis van de auto-industrie. Hierbij blijft de basis (chassis) hetzelfde en herhaalbaar, terwijl de buitenzijde (carrosserie) kan worden aangepast”, aldus Wagenmakers. 

Met SCoop is verdere technische invulling gegeven aan de architectuur en stedenbouw en is met gemeente en welstand overlegd om het concept voor alle complexen in de wijk geldig te verklaren. Van Moorst: Om vertraging te voorkomen door het vergunningentraject en welstand is de kans benut om samen met de gemeente een beeldkwaliteitsplan te maken. Dat had als groot voordeel dat het beeldkwaliteitsplan nu aangepast is op het repeteerbare concept dat we willen toepassen op alle flats, in plaats van andersom. Met alle voordelen van dien in het vergunningaanvraag en welstandsproces. Samen met de netbeheerder en energieleverancier werd gezocht naar energieneutrale en aardgasloze oplossingen. Met leveranciers van gevels is gekeken naar een uitgebalanceerd gevelsysteem en zijn diverse technische systemen beproefd. Hetzelfde geldt voor het ontwerp van de portieken, de lift en de interieurs van de woningen; die zijn uitgebreid onderzocht en getoetst met bewoners.  Wagenmakers: “door de inzet van verschillende teams en de interactie tussen deze teams, wordt er zorg gedragen voor het optimale ontwerp.” Noorderberg & partners leverde een waardevolle bijdrage in de optimalisering van de samenwerking tussen de verschillende deelnemers in het ontwikkelteam. “Vanuit de kwalitatieve planontwikkeling heeft Noorderberg & partners een solide basis gelegd voor de kwantitatieve onderbouwing”, vertelt Wagenmakers.

Naast de technische opgave is ook samen met de gemeente gekeken naar de mogelijkheden om maatschappelijke waarden toe te voegen. “Zo zijn tijdens het uitvoeringstraject kansarmen en langdurig werklozen in de wijk betrokken bij de werkzaamheden. Tevens is het ROC aangehaakt om stageplekken voor haar leerlingen te bieden en zo verbinding te leggen tussen opleiding en praktijk. Hiervoor zijn de eerste aanmeldingen inmiddels binnen. Een groot aantal stage-/leerplekken zullen bij Hemubo een plek vinden, maar de ambitie is ook bij onze onderaannemers plekken te creëren”, aldus Wagenmakers. Ook op sociaal vlak is het meest passende proces ontwikkeld om bewoners te betrekken en keuzevrijheid te geven. Door deze interactieve aanpak is bij alle benodigde partijen draagvlak gecreëerd waardoor het vervolgproces alsmaar soepeler en efficiënter verliep.

Al snel ontstond de projectnaam MitroScoop. “Het proces maakte dat de traditionele verhouding tussen opdrachtnemer en –gever verandert naar een gelijkwaardig team. Alle partijen streven naar een gezamenlijk doel: Overvecht toekomstbestendig maken en de bewoners een prettigere leefomgeving bieden. Doordat het MitroScoop team dezelfde doelen nastreven en een ieder daar zijn taak in heeft kunnen er sneller beslissingen gemaakt worden”, vertelt Wagenmakers.

De contractvorm en de manier van meten van prestaties tijdens de langdurige samenwerking is ingericht op het behalen en borgen van de beoogde efficiëntie in het proces en de samenwerking. De verdeling van de risico’s en voordelen, opbouw van de begroting en de inkoop zijn volledig transparant opgebouwd. Zo worden efficiëntievoordelen helder en werken deze in wederzijdse portemonnees door, waardoor de noodzaak tot continu verbeteren ook op langere termijn gevoeld wordt. 
Hiervoor is een lange termijn partnerovereenkomst opgesteld, en een design-en-build renovatieovereenkomst die specifiek passend wordt gemaakt voor elk opvolgend complex dat aan de beurt is. Hierdoor worden beoogde effecten van schaalgrootte, herhaling en continu verbeteren expliciet gemaakt, en ook berekenbaar en afrekenbaar. De samenwerking wordt zo gericht op continu leren en verbeteren, en elkaar daarin scherp houden, zodat efficiëntie en innovatie daadwerkelijk zullen lonen. 

Zowel Van Moorst als Wagenmakers zijn erg blij met de nieuwe methode van Noorderberg & partners. Wagenmakers: “selecteren op meerwaarde zorgt voor een proces waarbij echte samenwerking het resultaat is. Vanuit een gezamenlijk doel werken creëert een gevoel van collegialiteit en teamsucces.” Uiteraard horen daar ook strubbelingen bij. De marktomstandigheden hebben hierbij een grotere invloed dan gedacht. “De doelstelling is om de komende jaren intensief te blijven samenwerken. Maar in een tijd van hoogconjunctuur blijkt het toch moeilijk om de langere termijn in beeld te houden. Dan is het oppassen dat we niet vervallen in traditionele machtsverhoudingen”, aldus Van Moorst. “Echter is er door de methode van Noorderberg & partners ook het inzicht ontstaan dat als je als keten in staat bent overstijgend te denken en werken, je een grote opgave ook met een compacte aanpak en binnen budget kunt realiseren. Ik adviseer corporaties bij grote opgaven en complexe projecten dit altijd te doen!”