1 Aanbesteden in 2015: cultuurverandering gevraagd 5-10-2015 Veel corporaties maakten de afgelopen periode de overstap van traditioneel aanbesteden (met uitgebreid bestek) naar een vernieuwende vorm van vragen op basis van regisseren en functioneel specificeren. Een logische ontwikkeling, want zeker bij renovaties is het bieden van de laagste inschrijfprijs geen garantie voor een succesvol project. Bij ieder renovatieproject zijn competenties als het omgaan met huurders, realiseren van een haalbare planning en omgaan met verrassingen, minstens zo belangrijk. Daarbij komt nog dat de laagste prijs aan de voorkant niets zegt over het totale exploitatieresultaat. Tekst Sean Vos, SlimRenoveren Nul-op-de-meterrenovatie aan de Meester S. van Houtenweg in De Bilt. Corporatie SSW heeft als regisserend opdrachtgever op basis van een vraagspecificatie en een uitgebreide dialoog met drie consortia het ontwerp van De Verduurzamers als winnend renovatieplan gekozen. 2 Het effect van de opkomst van regisserend uitvragen op basis van functioneel specificeren, is een brede scope aan verschillende uitvragen. Daarbij hanteert iedere opdrachtgever een eigen methode. Er zijn diverse standaardmethoden zoals Resultaatgericht Samenwerken en Best Value Procurement. Maar het merendeel van de uitvragen wordt door de opdrachtgever zelf opgesteld als maatwerk, al dan niet met hulp van een externe expert. Het karakter van de verschillende uitvragen is daarmee zeer divers. De ene opdrachtgever gaat voor een uitgewerkt bestek, waarin het eindresultaat tot in detail staat beschreven, en vraagt de aanbieder om input over proces en prijs. De andere opdrachtgever laat zich voor wat betreft het eindresultaat graag verrassen op basis van een vooraf gegeven projectbudget. Afscheid traditionele werkwijze Jarenlang is de bouwsector gewend geweest om in bestekken tot in het kleinste detail proces en eindresultaat van een project vast te leggen en aanbieders op prijs te laten concurreren. In tegenstelling tot andere sectoren en de consumentenmarkt, is deze werkwijze in de bouwcultuur nog altijd sterk verankerd. Het voordeel van deze methode is dat je als opdrachtgever bent gedwongen om vooraf goed over de gewenste oplossing na te denken. Alles wordt tot in de puntjes beschreven, voordat de aanbesteding van start gaat. Er kleven echter ook nadelen aan deze werkwijze. Aanbieders worden niet uitgedaagd om met innovatieve oplossingen te komen en concurreren uitsluitend op prijs. Scherp inschrijven is het enige dat telt. Aanbieders worden verleid om fouten in het bestek te zoeken, waardoor ze buiten de inschrijfprijs extra marge kunnen behalen op het project om zo de inschrijfprijs te drukken. Vraag en aanbod houden elkaar op deze manier, met de factor prijs als schijnzekerheid, voor de gek. `Als de opdrachtgever het zo wil, kan hij het zo krijgen', is een veel gehoorde redenatie bij de aanbieders. Functioneel specificeren Bij uitvragen op basis van functioneel specificeren wordt afscheid genomen van het bestek. Hiervoor in de plaats komt een vraagspecificatie. Daarin is vastgelegd wat de opdrachtgever met het project wil bereiken, maar staat niet beschreven hoe dit moet worden bereikt. Het is aan de aanbieder om met een plan te komen waarin het eindresultaat en het proces zijn vastgelegd. Voor de opdrachtgever valt er wat te kiezen en wordt doorgaans een betere prijs-kwaliteitverhouding gerealiseerd tegen lagere faalkosten. Meer waarde voor de investering dus, zowel in de planvormingsfase als in de uitvoering en exploitatie. Het geeft aanbieders meer vrijheid om een antwoord te formuleren en zich te onderscheiden van hun concurrenten. Kennis en ervaring worden daarbij beter gewaardeerd dan bij selecteren op prijs. Deze werkwijze roept bij aanbieders echter ook meer vragen op dan een traditioneel bestek. Bovendien moeten zij, vaak geholpen door externe partners, meer inspanning verrichten om antwoord te kunnen geven op de gestelde vraag. Een ontwerp en plan van aanpak maken omvat immers meer dan uitsluitend calculeren. Het samenspel tussen de vraag van de opdrachtgever en het antwoord van aanbieders in de selectiefase, is daarmee fundamenteel anders dan bij een aanbesteding waar uitsluitend de laagste prijs het selectiecriterium is. Uitvragen met behulp van een vraagspecificatie betekent dat de opdrachtgever in de voorbereidingen minder werk hoeft te verzetten; hij hoeft immers niet in detail vast te leggen 3 hoe moet worden gewerkt. Daartegenover staat wel dat de vraag en het selectieproces zeer zorgvuldig dienen te worden vastgelegd om aanbieders duidelijk te maken wat het projectresultaat moet zijn. Hierbij is het van groot belang om binnen de organisatie van de opdrachtgever een eenduidig beeld te hebben van de opgave. De verantwoordelijken voor financi?n, vastgoedbeheer en wonen, het managementteam en de RvC moeten op ??n lijn zitten en gezamenlijk de projectdoelstellingen en de wijze van vragen ondersteunen. Vanuit deze projectdoelstellingen kunnen vervolgens het gewenste eindresultaat en het proces worden beschreven. Spelregels selectieproces Naast het vastleggen van het gewenste projectresultaat in een heldere vraagspecificatie, is het van belang de selectiespelregels goed op papier te zetten. Bij een aanbesteding op basis van de laagste prijs is dit relatief eenvoudig; met het vastleggen van een deadline voor het indienen van de prijs en een kwalitatief goed bestek, zijn de belangrijkste ingredi?nten ingevuld. Voor regisserend opdrachtgeverschap op basis van functioneel specificeren is het wat ingewikkelder. De proposities van de verschillende aanbieders worden op verschillende kwaliteitsaspecten getoetst, waarbij naast objectieve ? en dus meetbare ? resultaten ook subjectieve aspecten een belangrijke rol kunnen spelen. Het is daarom van belang goed vast te leggen hoe verschillende aspecten zoals architectuur, wooncomfort, energieprestatie, communicatie, planning en kosten met elkaar worden vergeleken, afgewogen en gescoord. Dit zodat aanbieders in de selectie kunnen zien welke aspecten de opdrachtgever belangrijk en minder belangrijk vindt. De wijze van scoring geeft daarmee veel inzicht in de vraag en zal de aanbieders sturen in de keuze voor hun antwoord. Sterk kostenverlagend Voor opdrachtgevers werkt regisserend opdrachtgeven sterk kostenverlagend, omdat in de planvormingsfase niet meer hoeft te worden ge?nvesteerd in een ontwerp, advies en gedetailleerd bestek. Deze kosten worden feitelijk doorgeschoven naar de aanbieders, die op basis van eigen ervaring en herhaling de planvorming veel effici?nter kunnen uitvoeren. Regisserend opdrachtgeverschap biedt daarmee veel vrijheid om de spelregels van de selectie te bepalen. Het is daarbij verleidelijk alle risico's en projectkosten bij aanbieders neer te leggen, maar dat is voor de lange termijn een doodlopende weg. Artist impression nul-op-de-meterrenovatie aan de Meester S. van Houtenweg in De Bilt 4 Aanbieders zijn voor een selectie op basis van deze vorm van opdrachtgeverschap duurder uit dan wanneer uitsluitend op prijs wordt geselecteerd. Als opdrachtgever vraag je dus meer van aanbieders, wat betekent dat het nog belangrijker is respectvol met hen om te gaan. Een goede balans tussen wat je vraagt en wat je hebt te bieden, is essentieel om ook voor de lange termijn een goede relatie met aanbieders te houden. Het is van het grootste belang de gestelde spelregels ook echt na te komen. Daarnaast is een ontwerp- of rekenvergoeding in veel gevallen op zijn plaats. Een goede dialoog in de selectiefase zorgt bovendien voor vertrouwen. Hierdoor kan het toezicht op werkvoorbereiding en uitvoering effici?nter en op basis van vertrouwen en een gezamenlijk belang. Cultuurverandering Bij functioneel specificeren gaat het samenspel tussen opdrachtgever en aanbieders in de praktijk nog wel eens mis. Beide vallen soms terug in de traditionele rol van aanbesteden. Een mooi voorbeeld is de nota van inlichtingen, waarin vragen van aanbieders door de opdrachtgever worden beantwoord. Waar volgens de traditionele werkwijze de opdrachtgever er belang bij had dicht bij de formuleringen in het bestek te blijven ? die waren immers juridisch getoetst ? en dus vrijwel iedere vraag ontwijkend te beantwoorden met de formulering `zie bestek', is het bij regisserend opdrachtgeverschap van het grootste belang dat aanbieders de vraag en behoeften van de opdrachtgever goed begrijpen. Alleen wanneer de vraag volkomen helder is, kan immers een goed passend antwoord worden geformuleerd. Toch zijn de meeste nota's van inlichtingen ook bij een regisserende vraagstelling nog sterk ontwijkend geformuleerd. Hierdoor leveren ze geen enkele bijdrage aan de dialoog tussen opdrachtgever en aanbieder die nodig is om tot het beste projectresultaat te komen. Het optimaal inzetten van regisserend opdrachtgeverschap vraagt om een cultuurverandering in de hele organisatie van de opdrachtgever. Opdrachtgevers en aanbieders dienen in de selecties dichter bij elkaar te komen en op basis van een gezamenlijk projectbelang al in de selectieprocedure een dialoog te voeren over de te boeken resultaten. De aard van de opgave bepaalt hoe intensief die dialoog moet zijn, maar bij iedere selectie volgens de nieuwe werkwijze dienen samenwerking en wederzijds respect centraal te staan. De cultuurverandering die hiervoor nodig is, vindt niet zomaar van de ene op de andere dag plaats. De corporatiesector zit daar op dit moment middenin. Er zijn koplopers, volgers en Bron: WoCom 5 achterblijvers, met een grote diversiteit aan uitvragen en daarmee grote kwaliteitsverschillen tussen de verschillende uitvragen als gevolg. Uiteraard vraagt de aanpak niet alleen om een cultuurverandering bij opdrachtgevers, maar ook bij opdrachtnemers. Alleen wanneer beide partijen met een open houding en wederzijds vertrouwen de opgave oppakken, ontstaat de synergie die tot het gewenste resultaat leidt. Stappenplan voor opdrachtgevers Om organisaties die hun opdrachtgeverschap willen vernieuwen te helpen, hebben drie ervaringsdeskundigen uit de sector hun belevingen en best practices samengevat in een stappenplan voor de inrichting van een projectuitvraag. Het plan is opgenomen in de kennispaper `Het nieuwe opdrachtgeven' en geeft stap voor stap praktische handvatten voor het inrichten van een projectuitvraag op basis van regisserend opdrachtgeverschap en functioneel specificeren. Daarbij wordt niet ??n variant voorgeschreven, maar is er juist keuzevrijheid voor verschillende uitvraagvarianten en selectiemethoden. Het stappenplan legt dus niet vast hoe de vraag dient te worden gesteld, maar geeft wel inzicht in wat allemaal in de vraagstelling aan bod zou moeten komen voor een evenwichtige en complete uitvraag. Kennispaper De kennispaper `Het nieuwe opdrachtgeven' is geschreven door Marcel van Bodegraven (Aardvast), Stefan Katier (Kabu) en Sean Vos (SlimRenoveren). De paper kan gratis worden gedownload op www.renda.nl.