Geluiden van boormachines weerklinken in de wijk Waterhoef in het Brabantse Oisterwijk, waar meer dan zestig woningen van corporatie Leystromen een totale make-over ondergaan. Terwijl steigers straat voor straat worden opgebouwd voor buitenwerkzaamheden, vernieuwen andere vakmensen badkamers, keukens en toiletten. Voor personeel van aannemer Coen Hagedoorn Bouw een tijdelijk werkterrein, voor bewoners hun vertrouwde thuis. In dit project werken Leystromen en Coen Hagedoorn Bouw met de software van Cobee. "We werken in één gedeelde online omgeving, inclusief een app. Hierdoor heb je voor elke woning direct de juiste informatie ter beschikking."

De woningen worden niet alleen gerenoveerd, maar ook verduurzaamd voor een beter energielabel. “Daardoor betaalt een huurder minder energiekosten”, legt Sanne Bronsgeest uit terwijl ze de wijk observeert. Als woonconsulent bij Coen Hagedoorn Bouw begrijpt ze als geen ander dat bewoners mogelijk overlast ervaren als gevolg van de tijdelijke renovatiewerkzaamheden. “Daarom is communicatie en samenwerking zo belangrijk. Voor de voortgang van het project én voor de impact die het heeft op het dagelijks leven van bewoners. Bij een renovatie in bewoonde staat moet alles zo soepel mogelijk verlopen.”

Dat kan Rowan van Laarhoven, medewerker bewonerszaken bij woningcorporatie Leystromen, beamen. “Waar Sanne het aanspreekpunt is voor bewoners bij vragen over de renovatie, voer ik de keukentafelgesprekken. Op deze manier hebben we direct contact met onze huurders en kunnen we ze indien nodig ondersteunen of zorg verlenen. Hierbij is interactie tussen de verschillende partijen; corporatie, aannemer en bewoners, essentieel.”

Om het project in goede banen te leiden, werken Leystromen en Coen Hagedoorn Bouw in één gedeelde online omgeving, inclusief een app, ontwikkeld door Cobee. “Met behulp van deze digitale omgeving heb je voor elk adres op elk gewenst moment betrouwbare en actuele informatie bij de hand.”

Ed van Gils, uitvoerder bij Coen Hagedoorn Bouw, bewaakt de planning van het renovatieproject in Brabant. In een van de bouwketen in de woonwijk hangen grote vellen aan de wand. Op deze witte papieren is een balkenplanning zichtbaar, een weergave van het strakke schema dat gevolgd moet worden. “Er zijn verschillende partijen betrokken bij dit project die elk hun eigen taken uitvoeren. Dat zorgt voor een uitdaging in het behouden van overzicht”, meent Ed.

“Een van de manieren om overzicht te houden in dit renovatieproject is dat onderaannemers zelf een digitaal formulier invullen en hun voltooide werkzaamheden registreren. Zo werken we bijvoorbeeld met een installateur die na het vervangen van een cv-ketel zijn werkzaamheden registreert in de app. Op deze manier kan ik direct zien welke werkzaamheden hij heeft uitgevoerd.”

Het voordeel volgens Ed is dat deze statusupdate automatisch per adres wordt vastgelegd en kan worden meegenomen in het opleveringsrapport. “Ik ben dan wel van de technische kant”, vertelt de uitvoerder, “maar ik neem altijd graag tijd voor bewoners. Goed contact, persoonlijk contact, is belangrijk om een project tot een succes te maken. Door te communiceren over het project hebben bewoners een duidelijk beeld van wie er voor hun deur staat, op welk moment, wat er in hun woning gebeurt en hoelang de werkzaamheden duren. Dat zorgt voor meer vertrouwen. Je laat tenslotte niet iedereen zomaar je huis binnen…”

Wie ook waarde hecht aan goed contact met bewoners, is Sanne. Zij is tijdens de renovatie het eerste aanspreekpunt voor vragen en opmerkingen van bewoners. “Een centraal contactpersoon draagt niet alleen bij aan een beter overzicht op de werkvloer, maar vermindert ook de zorgen van bewoners. Het helpt om bewoners te informeren over wat ze kunnen verwachten en hoe ze zich kunnen voorbereiden op de werkzaamheden. Hebben ze daarover vragen, dan kunnen ze bij mij terecht.”

Doordat Leystromen de bewonersbegeleiding deels zelf uitvoert, kunnen ze huurders direct helpen. Zoals met het samenstellen van een nieuwe keuken, waarbij bewoners een keuze kunnen maken uit onder andere keukentegels, -bladen, -grepen en -deuren. “Wij hebben een zogenoemde ‘staalbus’ om alle opties aan bewoners te presenteren”, legt Rowan uit. “Dan rijden we met een bus de straat in en kunnen bewoners actief deelnemen aan het renovatieproces. Liever witte tegels in plaats van grijze tegels? Het is prettiger om de stalen te zien en eventueel vast te houden”

Hoe verloopt zo’n proces voor het kiezen van tegels en andere opties precies? Rowan: “Nadat we met de staalbus langs zijn geweest bij bewoners leg ik via de app per adres de gekozen opties van de bewoners vast, die zij vervolgens bevestigen met een handtekening. Op deze manier hoef ik de informatie niet meer handmatig te verwerken en kan ik alle informatie bijvoorbeeld ook direct met de leverancier delen. Deze digitale oplossingen schelen veel tijd; handgeschreven informatie op je laptop documenteren en inscannen hoeft niet meer.”

“Het scheelt niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten”, vult Sanne aan. “Door in één centraal dossier te werken, waarin alle relevante informatie wordt vastgelegd, werken we niet alleen slimmer maar kunnen we ook beter de kwaliteit waarborgen. Exporteren en inscannen is heel foutgevoelig.”

Rowan knikt. Dit project in Oisterwijk beheert hij samen met een andere collega, en ook om die reden is het belangrijk om een archief op te bouwen, met alle informatie over een specifiek adres in één dossier. “Dit vereenvoudigt niet alleen de communicatie en samenwerking tijdens het project, maar maakt ook toekomstige referenties en mutaties gemakkelijker. Of bij afwezigheid, bijvoorbeeld. Je kunt documenten, of een selectie daarvan, indien gewenst makkelijk overdragen. Bij toekomstige verduurzamings- of renovatieprojecten wordt dan automatisch de laatste status getoond.”

Wat de communicatie volgens Sanne ook makkelijker maakt, is de mogelijkheid om keuzes op basis van contactvoorkeur met bewoners te communiceren. “We begrijpen dat niet iedereen alles per post wil ontvangen, daarom zorgen we ervoor dat informatie zowel digitaal als per mail wordt gedeeld. En dat alles geautomatiseerd verloopt. Brieven hoeven we niet zelf te verzenden, dat doet de digitale postservice van Cobee. Het aanbieden van op maat gemaakte communicatie ervaren we als positief.”

Sanne, Rowan en Ed benadrukken alle drie de gebruiksvriendelijkheid van de inzet van een integraal digitaal platform. Sanne deelt hoe zij zich richt op de verschillende doelgroepen, waaronder ouderen of mensen die mogelijk moeite hebben met de Nederlandse taal. “De mogelijkheid om de communicatie af te stemmen op verschillende doelgroepen, zoals bijvoorbeeld met behulp van de vertaalfunctie in de app, maakt het digitale platform toegankelijk voor alle bewoners in projecten.”

“Het is een groot voordeel”, sluit de woonconsulente af, “dat je het digitaal bewonersplatform helemaal naar wens kunt inrichten en kunt personaliseren. Met alle informatie die relevant is per bewoner. Zo heeft elke bewoner zijn eigen persoonlijke platform met informatie die alleen voor hem of haar relevant is.”

Als schakel tussen de ‘technische kant’ en de bewoners weet Sanne hoe belangrijk het is om te blijven communiceren: “Houd bewoners op de hoogte én betrokken bij het proces. Alleen zo zorg je voor een vlekkeloze voortgang van een project, waarbij ze minimale impact op hun dagelijks leven ervaren.”