Stan van den Thillart, Manager Vastgoedbeheer bij Woonbedrijf, trapte de bijeenkomst af door het belang van de juiste match bij een langdurige samenwerking aan te stippen. Het is belangrijk dat het DNA van de betrokken partijen overeenkomen. Zodoende besloot de corporatie uit Eindhoven geen standaard aanbesteding te doen per project, maar te kiezen voor een zogenaamde Best Value aanpak voor een langdurige, projectoverstijgende samenwerking. Hierbij wordt niet meer in detail voorgeschreven wat de opgave is met bijbehorende technische aspecten, maar worden onderhoudspartijen gestimuleerd zelf hun kennis en expertise te delen. In de selectieprocedure werden partijen anoniem bevraagd naar hun ervaring, waarbij vooral de onderbouwing van belang was. Remy van der Vlies, Senior Adviseur Vastgoedbeheer: “Je kunt wel zeggen dat je een 8,5 scoort op bewonerstevredenheid, maar toon nu eens aan dat dat zo is.” Vervolgens werden de projectleiders van de onderhoudspartijen gevraagd voor een interview. “We hebben bewust veel tijd gestoken in dit voortraject, zodat je elkaar goed leert kennen”, aldus Van den Thillart.

Uiteindelijk werden er vier partijen gekozen: Caspar de Haan, Ballast Nedam, BAM Zuid en Groenen Van Santvoort bouwcombinatie. Kim van de Kar, tendermanager van Caspar de Haan vertelde over het vervolgtraject. “Het werd een snelkookpan, waarbij we gezamenlijk tot een concreet plan moesten komen in 10 weken tijd. Een behoorlijke uitdaging, waarbij het echt noodzakelijk is om alle kaarten op tafel te leggen en kennis te delen om zo samen te kunnen groeien. Je moet eerst elkaars taal leren spreken voordat je het echt over de inhoud kunt hebben. Elke week was er een werksessie en al snel hebben we ook verschillende werkgroepen opgericht. Je leert elkaar op deze manier wel meteen goed kennen.” Door deze samenwerking wordt een constante bouwstroom gerealiseerd, waarbij de uitvoerende teams hetzelfde blijven. In totaal worden er de komende jaren zo’n 7000 woningen verduurzaamd. De werkzaamheden worden in kleine groepjes woningen tegelijk uitgevoerd. Na elke groep bespreken de aannemers met Woonbedrijf hoe het is verlopen. “Wat is er opgevallen? Hoe kunnen we het de volgende keer nog duurzamer, klantvriendelijker en efficiënter uitvoeren? Op deze manier is er echt sprake van lerend vermogen”, aldus Van der Kar.

Uiteraard was er deze middag ook voldoende ruimte voor de deelnemers om interactief aan de slag te gaan. Ze kregen een kleine indruk van samenwerken onder druk, door in 5 minuten een zo hoog mogelijke spekjestoren te bouwen. Vervolgens bespraken ze waar ze zelf tegenaan lopen in een samenwerking en dachten ze na over een oplossing. Zo kwam onder andere naar voren dat mensen binnen een samenwerking toch vaak nog op hun eigen eiland zitten. Als oplossingen hiervoor werden een kick-off per project, duidelijke integrale communicatiemomenten, het vieren van milestones en een tussentijds “benen-op-tafel-overleg” genoemd. De middag werd afgesloten met een gezellige borrel.